Gwneud cais am adolygiad o dystiolaeth a chanfyddiadau adroddiadau arolygu (gan gynnwys graddau)

1.1 Mae AGC yn arolygu darparwyr gofal cymdeithasol a gwasanaethau gofal plant. Diben arolygiad yw rhoi sicrwydd ynghylch ansawdd gwasanaethau, a helpu gwasanaethau i wella, a lle bo angen, eu gorfodi i wneud hynny.

1.2 Bydd yr arolygydd yn rhoi adborth ar lafar ar ôl ymweliad arolygu. Bydd hyn ar ffurf trosolwg o'n canfyddiadau cychwynnol ar ddiwedd yr ymweliad arolygu, gan y bydd angen i ni wneud rhagor o waith dadansoddi o bosibl cyn y gellir cyflwyno barn a dyfarnu sgôr. Ceir rhagor o wybodaeth am y broses adborth yn ein Cod Ymarfer ar gyfer Arolygu Gwasanaethau Rheoleiddiedig (o dan Ddeddf 2016) a'r Cod Ymarfer ar gyfer Arolygu Gwasanaethau Gwarchod Plant, Gwasanaethau Gofal Dydd a Gwasanaethau Chwarae Mynediad Agored.

1.3 Caiff ein hadroddiadau arolygu eu cyhoeddi i roi trosolwg i'r cyhoedd o'n canfyddiadau. Rydym yn ceisio sicrhau bod ein hadroddiadau'n deg a bod ein canfyddiadau a'n barn yn seiliedig ar y gwaith o driongli tystiolaeth a wneir cyn, yn ystod ac ar ôl yr ymweliad arolygu.

1.4 Rydym yn ceisio llunio a chadarnhau adroddiad arolygu i'w gyhoeddi o fewn 50 diwrnod gwaith i gwblhau pob gweithgarwch arolygu. Fodd bynnag, mewn nifer bach o achosion, mae'n bosibl na fyddwn yn cadw at y terfyn amser hwn, yn dibynnu ar amgylchiadau'r arolygiad unigol.

1.5 Mae rhagor o wybodaeth am y ffordd rydym yn cyhoeddi ein hadroddiadau arolygu ac yn sicrhau eu bod ar gael, yn ogystal â'r gwasanaethau hynny nad ydym yn cyhoeddi adroddiadau arolygu yn eu cylch, i'w gweld yn ein Polisi ar gyfer Cyhoeddi Adroddiadau Arolygu.

1.6 Gall (Person Cofrestredig , Unigolyn Cyfrifol neu unigolyn perthnasol ) ofyn am adolygiad o'n hadroddiadau lle bydd o'r farn eu bod yn ffeithiol

anghywir neu'n seiliedig ar dystiolaeth anghyflawn. Mae hyn yn rhoi'r cyfle i ni gywiro unrhyw wallau ac ystyried gwybodaeth ychwanegol cyn i adroddiad arolygu gael ei ryddhau'n gyhoeddus.

1.7 O dan Ddeddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016, gall darparwr gwasanaeth cofrestredig apelio yn erbyn graddau arolygu a ddyfarnwyd ar y sail eu bod yn seiliedig ar anghywirdeb ffeithiol neu dystiolaeth anghyflawn fel y nodir yn y polisi hwn. Mae AGC yn cynnig yr hawl hon i apelio i'r Gwasanaethau Gofal Plant a Chwarae y mae'n eu rheoleiddio hefyd.

1.8 Mae'r broses hon yn cynnwys dau gam posibl 

• Cam un – Gwneud cais am adolygiad yn sgil anghywirdebau ffeithiol neu dystiolaeth anghyflawn
• Cam dau – Gwneud cais i apelio yn erbyn canlyniad adolygiad cam un. Ceir amlinelliad manylach o'r ddau gam isod.

2.1 Mae'r arolygydd yn llunio ac yn rhyddhau'r adroddiad arolygu ac yn cynnwys y radd a ddyfarnwyd ar gyfer pob thema (lle y bo'n berthnasol). Disgwylir i bob adroddiad arolygu gael ei lunio a'i ryddhau o fewn 25 diwrnod gwaith i'r gweithgarwch arolygu olaf. Gall y ‘gweithgarwch arolygu olaf’ gyfeirio at yr ymweliad arolygu ei hun neu alwadau ffôn dilynol i berthnasau neu weithwyr proffesiynol, neu waith adolygu holiaduron.

2.2 Caiff yr adroddiad arolygu ei ryddhau i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol i'w ystyried. Ar ôl iddo dderbyn yr adroddiad arolygu, bydd ganddo 10 diwrnod gwaith i ofyn am adolygiad o'r adroddiad, a'i raddau, a hynny'n ymwneud yn benodol â: 

• cywirdeb ffeithiol (fel gwallau teipio, gwallau sillafu neu wallau rhifiadol) neu
• gyflawnder tystiolaeth

2.3 O dan amgylchiadau eithriadol, gellir estyn y terfyn amser o ganlyniad i faterion megis argaeledd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol i ymateb i'r adroddiad arolygu. Bydd angen i'r arolygydd perthnasol gytuno i hyn, ar gais y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol.

2.4 Bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol, y dilyswyd ei fanylion adnabod gan AGC, yn cael e-bost a fydd yn cynnwys copi o'r adroddiad arolygu a'r Adroddiad Gweithredu â Blaenoriaeth os yw'n berthnasol. Bydd yr e-bost yn cynnwys hyperddolen a fydd yn mynd â'r defnyddiwr i AGC Ar-lein drwy glicio arni. Wrth fewngofnodi i'w gyfrif AGC Ar-lein, bydd y defnyddiwr yn gweld ffurflen we lle y bydd naill ai'n cytuno ei fod yn fodlon ar yr adroddiad arolygu a'r radd arolygu (gall AGC gyhoeddi'r adroddiad yn awtomatig ar ôl i'r defnyddiwr gytuno) neu'n gwneud cais am adolygiad o'r adroddiad arolygu (gan gynnwys y radd).Os mai llythyr yw dewis ddull cysylltu cynrychiolydd y gwasanaeth, bydd URL wedi'i restru yn y llythyr eglurhaol.

2.5 Os na fydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn ymateb, neu os bydd yn nodi nad yw am wneud cais am adolygiad, caiff yr adroddiad ei gyhoeddi cyn gynted ag y bo'n ymarferol.

2.6 Os bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn gwneud cais am adolygiad o'r adroddiad arolygu (gan gynnwys y graddau), rhaid iddo nodi'n glir y sail dros ei gais a nodi'r rhan/rhannau o'r adroddiad y mae'n ei/eu herio a rhoi manylion a thystiolaeth ategol i gefnogi'r rheswm. Drwy hyn, bydd modd i'r arolygwyr ystyried y wybodaeth yn llawn a rhoi ymateb clir. Ni ellir cyflwyno seiliau ychwanegol na gwybodaeth ategol yn nes ymlaen yn ystod Cam 2.

2.7 Gall yr arolygydd newid unrhyw wallau ffeithiol annadleuol ac anfon yr adroddiad diwygiedig at y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol.

2.8 Os bydd yr arolygydd yn gwneud newidiadau sylweddol i adroddiad, gan gynnwys unrhyw newidiadau i radd, bydd angen iddo gytuno ar y rhain gyda'i reolwr llinell a chyhoeddi adroddiad diwygiedig.

2.9 Mae'n bosibl y bydd yr arolygydd am ofyn am dystiolaeth ychwanegol i gefnogi'r cais am adolygiad. Mae'n bosibl y bydd angen newid y terfynau amser mewn achos o'r fath, a gwneud addasiadau rhesymol er mwyn sicrhau bod modd i ddeunydd pellach gael ei gyflwyno a'i ystyried.

2.10 Os caiff newidiadau eu gwneud, bydd yr arolygydd yn diwygio'r adroddiad ac yn anfon copi o'r adroddiad diwygiedig, ynghyd â chadarnhad ysgrifenedig o'r newidiadau. Os bydd adolygiad yn arwain at newid o ran y dystiolaeth neu'r canfyddiadau yn yr adroddiad, mae'n bosibl y caiff y radd ei diwygio hefyd.

2.11 Os penderfynir peidio â gwneud newidiadau, caiff y rhesymau dros y penderfyniad(au) eu nodi'n ysgrifenedig.

2.12 Y nod yw ymateb o fewn 5 diwrnod gwaith i gael cais am adolygiad o radd. Os na fydd modd (neu os yw'n debygol na fydd modd) cadw at y terfyn amser, rhoddir gwybod i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol am yr oedi a'r terfyn amser diwygiedig ar gyfer ein hymateb.

2.13 Gall gwneud cais am adolygiad drwy'r polisi hwn arwain at oedi o ran cyhoeddi'r adroddiad (o 15 diwrnod gwaith i ddechrau a 10 diwrnod gwaith arall o bosibl os gwneir apêl).

3.1 Os bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn anfodlon ar ganlyniad yr adolygiad yn ystod cam un, mae cyfle iddo apelio yn erbyn y penderfyniad hwn. Rhaid gwneud hyn o fewn 5 diwrnod gwaith i dderbyn penderfyniad AGC o dan Gam 1.

3.2 Rhaid i'r seiliau dros apelio yn erbyn y penderfyniad fod yr un fath â'r rhai hynny a nodwyd yng Ngham 1: 

• cywirdeb ffeithiol (fel gwallau teipio, gwallau sillafu neu wallau rhifiadol) neu
• gyflawnrwydd tystiolaeth

3.3 Dim ond y wybodaeth sy'n gysylltiedig â cham un, ac a ddarparwyd yn ystod y cam hwnnw, y bydd rheolwr AGC sy'n gyfrifol am gynnal yr adolygiad yn ei hystyried. Ni ellir cynnwys gwybodaeth ychwanegol fel rhan o Gam 2

3.4 Ystyrir apêl cam 2 ac ymatebir iddi o fewn 5 diwrnod gwaith arall.

3.5 Os bydd oedi cyn ymateb (neu os yw'n debygol y bydd oedi), caiff esboniad ei roi am yr oedi a nodir dyddiad diwygiedig.

3.6 Pan ddaw apêl Cam 2 i law, rheolwr nad oes ganddo gyfrifoldeb rheoli llinell dros yr arolygydd dan sylw fydd yn ystyried yr apêl bob amser. Mae'n bosibl y bydd y rheolwr sy'n ystyried yr apêl yn trafod y mater â'r arolygydd a/neu'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol os bydd angen eglurhad. Bydd y rheolwr yn gwneud unrhyw benderfyniadau terfynol, ac yn gofyn i'r adroddiad gael ei newid, os bydd angen.

3.7 Rhoddir gwybod i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol am y canlyniad yn ysgrifenedig. Caiff copi o'r adroddiad terfynol ei ddarparu a'i gyhoeddi. Dyma ddiwedd y broses ymateb i adroddiadau arolygu.

3.8 Mae Atodiad A yn cynnwys amserlen. Os na fydd modd (neu os nad yw'n debygol y bydd modd) cadw at y terfynau amser, dylid rhoi eglurhad am yr oedi i'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol, yn ogystal â therfyn amser diwygiedig ar gyfer cwblhau'r gwaith.

4.1 Os caiff hysbysiad gweithredu â blaenoriaeth ei gyhoeddi cyn yr adroddiad arolygu neu ar yr un pryd, rydym yn disgwyl y bydd y Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol yn cymryd camau i ymdrin â'r materion a godwyd yn yr hysbysiad, yn ddi-oed (h.y. ni ddylid aros am ganlyniad unrhyw adolygiad y gwnaed cais amdano i AGC mewn perthynas â'r adroddiad).

5.1 Os bydd Person Cofrestredig, Unigolyn Cyfrifol neu unigolyn perthnasol am gwyno am ymddygiad arolygydd, neu unrhyw aelod o staff AGC, mae gennym bolisi cwynion y dylid ei ddilyn. Mae hon yn broses ar wahân. Ni ddylai unrhyw sylwadau a gyflwynir mewn ymateb i adroddiad arolygu gynnwys materion yn ymwneud ag ymddygiad arolygydd.

5.2 Rydym yn disgwyl i unrhyw bryderon am ymddygiad yr arolygydd gael eu codi ar unwaith (neu cyn gynted ag y bo'n ymarferol) ar ôl yr arolygiad, nid pan gyhoeddir yr adroddiad.

5.3 Fel arfer, ni fydd cwyn a wneir am ymddygiad arolygydd yn arwain at oedi cyn cyhoeddi adroddiad arolygu.

6.1 Rhaid i unrhyw geisiadau am wybodaeth a gyflwynir i AGC mewn perthynas ag apeliadau a wneir o dan y polisi hwn nodi'r wybodaeth/y cofnod y gofynnir amdani/amdano yn glir e.e. y cofnod arolygu a'r rhan o'r adroddiad y mae'r wybodaeth yn ymwneud â hi.

6.2 Caiff unrhyw geisiadau eraill am wybodaeth eu trin fel ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth nad ydynt yn rhan o'r polisi hwn. Ni fydd ceisiadau o'r fath yn arwain at oedi cyn cyhoeddi adroddiadau, a dylid eu hanfon at: AGCGwybodaeth@llyw.cymru.

Disgrifiad siart llif:

Cam 1 – 15 diwrnod

1. Cais am adolygiad yn dod i law o fewn 10 diwrnod gwaith ar ôl derbyn yr adroddiad

   1. Ie - Yr Arolygydd i wneud y canlynol:

      • ystyried y sylwadau a wnaed a diwygio'r adroddiad arolygu fel y bo'n briodol.
      • lle y bo'n bosibl, cadarnhau ei benderfyniad ar lafar â'r Person Cofrestredig, yr Unigolyn Cyfrifol neu'r unigolyn perthnasol.
      • drafftio ymateb yn cadarnhau unrhyw ddiwygiadau a wnaed, neu na wnaed, i'r adroddiad.

      Gweithredu ar bob pwynt o fewn 5 diwrnod gwaith

   2. Na - Cyhoeddi'r Adroddiad Arolygu a sicrhau ei fod ar gael.

Cam 2 – 5 diwrnod

1. Apêl yn dod i law gan y darparwr o fewn 5 diwrnod gwaith ar ôl derbyn yr adroddiad
   1. Na - Cyhoeddi'r Adroddiad Arolygu a sicrhau ei fod ar gael.
2. A yw ein hymateb yn foddhaol
   1. Ie - Un o Reolwyr AGC i wneud y canlynol:
      • ystyried yr adroddiad a gwneud penderfyniad terfynol o ran a fyddai unrhyw newidiadau yn briodol.
      • drafftio ymateb yn cadarnhau ei benderfyniad.
          
        Gweithredu ar bob pwynt o fewn 5 diwrnod gwaith
   2. Na - Cyhoeddi'r Adroddiad Arolygu a sicrhau ei fod ar gael.