Cod Ymarfer ar gyfer Adolygu Gwasanaethau Cymdeithasol Awdurdodau Lleol a Cafcass Cymru

1.1 Amdanom ni

Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) yw rheoleiddiwr annibynnol gofal cymdeithasol a gofal plant. Rydym yn cofrestru, yn arolygu ac yn gweithredu i wella ansawdd a diogelwch gwasanaethau er llesiant pobl Cymru.

Ein nod yw:

• rhoi sicrwydd annibynnol ynghylch ansawdd ac argaeledd gofal cymdeithasol yng Nghymru
• diogelu oedolion a phlant, gan sicrhau bod eu hawliau'n cael eu hamddiffyn
• gwella gofal drwy annog a hyrwyddo gwelliannau o ran diogelwch ac ansawdd gwasanaethau gofal cymdeithasol
• Llywio polisïau a safonau a rhoi cyngor proffesiynol annibynnol i'r bobl sy'n datblygu polisïau, y cyhoedd a'r sector gofal cymdeithasol

Rydym yn cyflawni hyn drwy wneud y canlynol:

• cyflawni swyddogaethau ar ran Gweinidogion Cymru
• penderfynu pwy all ddarparu gwasanaethau
• arolygu gwasanaethau rheoleiddiedig a gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol, gan ysgogi gwelliannau
• cynnal adolygiadau thematig o wasanaethau gofal cymdeithasol
• cymryd camau i sicrhau bod gwasanaethau yn bodloni gofynion deddfwriaethol a rheoliadol
• ymchwilio i bryderon am wasanaethau

Rydym yn cyflawni ein swyddogaethau ar ran Gweinidogion Cymru o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Safonau Gofal 2000 (Deddf 2000) (Dolen allanol), Deddf Plant 1989 (fel y'i diwygiwyd) (Dolen allanol), Deddf Mabwysiadu a Phlant 2002 (Dolen allanol) a Mesur Plant a Theuluoedd (Cymru) 2010 (Dolen allanol) sy'n rhoi pwerau i gofrestru ac arolygu darparwyr gwasanaethau gofal cymdeithasol yng Nghymru
• Ym mis Ionawr 2016, pasiwyd Deddf Rheoleiddio ac Arolygu Gofal Cymdeithasol (Cymru) 2016 (Deddf 2016) (Dolen allanol). Newidiodd y Ddeddf hon y ffordd y caiff gofal cymdeithasol ei reoleiddio a'i arolygu yng Nghymru. Mae Deddf 2016 yn disodli'r pwerau o dan y Ddeddf Iechyd a Gofal Cymdeithasol (2003) a Deddf 2000 ac yn mewnosod darpariaethau yn Neddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014 (Deddf 2014) (Dolen allanol) sy'n ymdrin â rheoleiddio'r trefniadau ar gyfer arfer swyddogaethau awdurdodau lleol.
• Drwy'r pwerau a nodir yn adran 58A ac adran 60 o Ddeddf Llywodraeth Cymru 2006, rydy
• Mae Deddf 2016 yn gosod ansawdd gwasanaethau ac ymdrechion i wella gwasanaethau wrth wraidd trefniadau rheoleiddio, gan atgyfnerthu prosesau amddiffyn ar gyfer y rhai hynny sydd eu hangen, a chan anelu at sicrhau bod gwasanaethau yn darparu gofal a chymorth o ansawdd uchel. Mae hyn yn cefnogi nodau Deddf 2014, sy'n ymgorffori hawliau pobl sy'n defnyddio gwasanaethau gofal a chymorth yng Nghymru yn y gyfraith

1.2. Ein rôl gydag awdurdodau lleol

Mae gan AGC bwerau i adolygu swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol fel y nodir o dan adran 149 o Ddeddf 2014. Mae hyn yn cynnwys adolygu:

• y ffordd y caiff swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol eu cyflawni yng Nghymru yn gyffredinol
• y ffordd y caiff swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdod lleol penodol eu cyflawni
• y ffordd y caiff swyddogaeth gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol sy'n cyd-fynd â disgrifiad penodol ei chyflawni (gan gynnwys y pŵer i arolygu dau awdurdod lleol neu fwy os ydynt yn gweithio gyda'i gilydd drwy drefniadau rhanbarthol)
• y ffordd y caiff swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol eu cyflawni gan berson neu bersonau penodol
• mae Atodlen 2 (Dolen allanol) o Ddeddf 2014 yn cynnwys tabl o swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol a'r ddeddfwriaeth benodol y mae'r swyddogaethau hyn yn ymwneud â hi

Wrth adolygu perfformiad awdurdodau lleol yng Nghymru, rydym hefyd yn ystyried Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 (Dolen allanol), sy'n nodi fframwaith deddfwriaethol unigryw ar gyfer gwella llesiant cymdeithasol, economaidd, amgylcheddol a diwylliannol pobl Cymru. Mae hyn yn gosod effeithiolrwydd ac effaith y dulliau a ddefnyddir gan awdurdodau lleol wrth gynllunio a gwneud penderfyniadau ariannol wrth wraidd ein hystyriaethau.

Mae gwasanaethau cymdeithasol llywodraeth leol yn cynnwys gwasanaethau gofal cymdeithasol a ddarperir ar ran awdurdod lleol gan y canlynol:

• consortiwm rhanbarthol neu bartneriaeth arall rhwng dau awdurdod lleol neu fwy
• awdurdod lleol arall
• sefydliad arall wedi'i gomisiynu gan yr awdurdod lleol (er enghraifft, sefydliad gwirfoddol neu gwmni preifat)

Mae Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) (2021) (Dolen allanol) yn atgyfnerthu'r ddyletswydd ar awdurdodau lleol i sicrhau gwelliant parhaus a rhoi cyfrif amdano. Mae'r Ddeddf yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdodau adrodd ar eu cyflawniad yn erbyn eu hamcanion gwella a chymharu eu perfformiad ag awdurdodau eraill. Mae'r Ddeddf hefyd yn ei gwneud yn ofynnol i arolygiaethau a rheoleiddwyr gydlynu gwaith archwilio, arolygu a rheoleiddio drwy eu methodoleg. Mae hefyd yn rhoi pwyslais ar rannu arferion da.

Ymarfer

2.1. Diben y Cod Ymarfer

Mae’r Cod Ymarfer hwn yn nodi dull AGC o adolygu swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol yng Nghymru drwy ein gweithgarwch adolygu perfformiad. Mae'r Cod yn ofynnol o dan adran 161A o Ddeddf 2014. Mae'n disgrifio sut y byddwn yn adolygu'r modd y caiff swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol eu cyflawni yng Nghymru ac yn nodi'r egwyddorion sy'n llywio ein gwaith adolygu perfformiad. Mae'n ofynnol i AGC gydymffurfio â'r cod.

Er nad yw Deddf 2014 na'r cod hwn, fel y cyfryw, yn ymwneud yn benodol ag arolygu CAFCASS Cymru, mae'r egwyddorion yn adlewyrchu ein dull cyffredinol o arolygu'r gwasanaeth hwn hefyd.

2.2 Yr egwyddorion sy'n llywio ein gwaith

• rhoi pobl yn gyntaf: mae llais a llesiant pobl wrth wraidd ein gwaith, a ategir gan ddull seiliedig ar hawliau
• gweithredu ar sail gwybodaeth: caiff ein gwaith ei lywio gan ddata a gwybodaeth.
• bod yn ymatebol ac yn seiliedig ar risg: rydym yn gweithio mewn ffordd amserol a chymesur wedi'i chynllunio ac yn seiliedig ar risg
• cydweithio: rydym yn gwrando, yn rhannu gwybodaeth ac yn cydweithio
• cefnogi gwelliannau ac arloesi: rydym yn defnyddio ein gwybodaeth a'n pwerau i gefnogi gwasanaethau gofal cymdeithasol a gofal plant i wella ac i annog ffyrdd newydd o weithio
• myfyrio a dysgu: rydym yn neilltuo amser i fyfyrio ar bob agwedd ar ein gwaith a dysgu ohoni, ac i addasu ein dull gweithredu lle bo angen

Rydym yn sicrhau bod parch, amrywiaeth, hyrwyddo cydraddoldeb a chynnal hawliau pobl yn rhan greiddiol o'n gwaith. Mae Deddf Hawliau Dynol 1998 (Dolen allanol), Deddf Cydraddoldeb 2010 (Dolen allanol), Confensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau'r Plentyn (CCUHP) (Dolen allanol), Confensiwn y Cenhedloedd Unedig ar Hawliau Pobl ag Anableddau (Dolen allanol) ac Egwyddorion y Cenhedloedd Unedig ar gyfer Pobl Hŷn a Fframwaith Gweithredu ar gyfer Byw'n Annibynnol Llywodraeth Cymru yn ategu Deddf 2014, a chânt eu hadlewyrchu yn ein dull o adolygu perfformiad.

Ceir rhagor o wybodaeth am ein hymrwymiad i hyrwyddo a chynnal hawliau pobl sy’n defnyddio gwasanaethau gofal a chymorth yn ein dogfen ganllaw ar Hawliau Dynol.

Rydym yn cadw'r holl fframweithiau statudol a pholisïau a gweithdrefnau diogelu perthnasol mewn cof wrth ystyried a yw pobl yn ddiogel. Yn ystod ein gwaith, os byddwn yn gweld arferion sy'n dangos nad yw pobl yn ddiogel neu nad ydynt yn cael eu hamddiffyn rhag niwed, byddwn yn gweithredu er mwyn sicrhau bod yr awdurdod lleol perthnasol yn cyflawni ei gyfrifoldebau statudol i ddiogelu pobl. Pan na fydd gan bobl ddigon o alluedd, byddwn yn ystyried i ba raddau y mae awdurdodau lleol yn cadw at egwyddorion Deddf Galluedd Meddyliol 2005 (Dolen allanol) a'r Trefniadau Diogelu wrth Amddifadu o Ryddid (DoLS) (Dolen allanol).

Mae Safonau'r Gymraeg (Dolen allanol) a'r Fframwaith Strategol ar gyfer Gwasanaethau Cymraeg mewn Iechyd, Gwasanaethau Cymdeithasol a Gofal Cymdeithasol (Dolen allanol) hefyd yn ein helpu i roi dull seiliedig ar hawliau ar waith. Mae'r Safonau a'r fframwaith strategol yn helpu pobl sy'n siarad Cymraeg i gael gwasanaethau wedi'u darparu yn Gymraeg, pan fydd eu hangen arnynt, heb iddynt orfod gofyn amdanynt. Rydym yn asesu arweinyddiaeth, cyfeiriad a chynnydd yr awdurdodau lleol wrth sicrhau bod y Gymraeg yn rhan annatod o wasanaethau rheng flaen.

Mae AGC hefyd yn darparu cynnig rhagweithiol drwy ddarparu arolygwyr Cymraeg i ymgysylltu â phobl yn Gymraeg, lle byddant wedi nodi mai dyna yw eu dewis iaith. Mae hyn yn anelu at greu'r amgylchedd cywir lle mae plant/pobl yn teimlo eu bod wedi'u grymuso ac yn hyderus y caiff eu hanghenion eu diwallu.

Rydym yn adolygu’r ffordd y mae awdurdodau lleol yn cefnogi ac yn cyflawni eu swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol drwy amrywiaeth o weithgareddau adolygu perfformiad, gan gynnwys arolygu. Ein nod yw cydweithio ag awdurdodau lleol i'w helpu i ddysgu a gwella'n barhaus.

Ein man cychwyn yw nodi a yw pobl yn cyflawni canlyniadau cadarnhaol a'r hyn sy'n bwysig iddynt. Byddwn yn ddiamwys wrth nodi ein canfyddiadau, gan gynnwys cryfderau a meysydd i'w gwella. Byddwn yn rhannu enghreifftiau o arferion cadarnhaol er mwyn cefnogi gwelliant ledled Cymru.

Rydym yn dadansoddi gwybodaeth a chanfyddiadau arolygiadau ac yn eu defnyddio i benderfynu sut y byddwn yn parhau i adolygu perfformiad ym mhob awdurdod lleol. Mae hyn yn helpu i flaenoriaethu gweithgarwch arolygu a'n rhaglen waith gyffredinol. Mae ein harolygiadau yn seiliedig ar dystiolaeth uniongyrchol. Mae'n bosibl y bydd arolygwyr yn arsylwi ar ymarfer, yn siarad â phobl am eu profiadau, yn cyfweld â staff rheng flaen ac yn cynnal cyfarfodydd â rhanddeiliaid allweddol. Mae ein canfyddiadau yn seiliedig ar farn broffesiynol arolygwyr profiadol sydd wedi bod yn ymarferwyr. Mae ein gwaith hefyd wedi'i lywio gan wybodaeth a deallusrwydd am wasanaethau gofal cymdeithasol a'r effaith y maent yn ei chael ar fywydau pobl sy'n deillio o'n harolygiadau o wasanaethau rheoleiddiedig.

Byddwn yn rhannu'r themâu sy'n deillio o'n hadolygiadau o awdurdodau lleol â chydweithwyr polisi yn Llywodraeth Cymru er mwyn llywio polisi cenedlaethol. Byddwn hefyd yn ystyried pa mor dda y mae bwriadau polisi yn gweithio yn ymarferol.

4.1 Ffocws gwaith adolygu perfformiad

Mae pedair egwyddor allweddol Deddf 2014 yn gweithredu fel sylfaen i'n gweithgarwch arolygu ac adolygu perfformiad:

• Llesiant
• Pobl
• Gweithio mewn partneriaeth ac integreiddio
• Gwasanaethau ataliol 

Byddwn yn ystyried sut mae gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol yn cyflawni'r egwyddorion hyn ar dair lefel allweddol:

• unigol – yn canolbwyntio ar brofiad pobl a'u canlyniadau personol
• gweithredol – yn canolbwyntio ar ymarfer a threfniadau gweithredu rheng flaen
• strategol – yn canolbwyntio ar arweinyddiaeth, cynllunio a llywodraethu

Gan mai ein nod yw cefnogi dysgu a gwelliant, bydd ein gweithgareddau adolygu perfformiad hefyd yn ystyried gallu awdurdod lleol i wella ei swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol yn barhaus.

Mae'r egwyddorion hyn yn sail i'r datganiadau llesiant a'r canlyniadau llesiant cysylltiedig yn Fframwaith Canlyniadau Cenedlaethol Llywodraeth Cymru ar gyfer Pobl sydd angen Gofal a Chymorth a Gofalwyr sydd angen Cymorth (Dolen allanol). Bydd ein dull hefyd yn adeiladu ar unrhyw fframwaith mesur perfformiad awdurdodau lleol cysylltiedig sy'n ymwneud â Deddf 2014.

4.2 Gweithio gyda chyrff archwilio, arolygu a rheoleiddio eraill

Rydym yn ymrwymedig i gydweithio ac yn deall mai'r ffordd orau o gyflawni newidiadau systemig cadarnhaol ym mhob rhan o'r system gofal cymdeithasol yw annog partneriaid i weithio gyda'i gilydd. Felly, rydym yn ymrwymedig i roi blaenoriaeth i raglen waith ar y cyd ag arolygiaethau eraill pan fydd cyfleoedd yn codi.

Mae Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 a Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 yn cefnogi'r dull gweithredu a'r trefniadau ar gyfer arolygu awdurdodau lleol, naill ai gan arolygiaethau unigol neu ar y cyd rhwng Estyn, Archwilio Cymru ac AGC.

Mae Arolygu Cymru yn rhaglen o waith ar y cyd rhyngom ni a'r canlynol:

• Yr Archwilydd Cyffredinol ac Archwilio Cymru
• Arolygiaeth Ei Fawrhydi dros Addysg a Hyfforddiant yng Nghymru (Estyn)
• Arolygiaeth Gofal Iechyd Cymru (AGIC)

Mae cytundeb strategol ar waith ar gyfer partneriaid Arolygu Cymru sy'n nodi trefniadau cydweithio. Mae'r holl arolygiaethau yn anelu at rannu dealltwriaeth a gwybodaeth, ac at gydlynu'r trefniadau ar gyfer cynllunio a chyflwyno eu rhaglenni gwaith unigol.

Caiff y gwaith a wneir gan yr arolygiaethau yng Nghymru ei gydlynu er mwyn sicrhau ein bod yn gwneud cyfraniad llawn at lunio safbwynt traws-arolygiaeth Cymru gyfan ar berfformiad llywodraeth leol yng Nghymru. Drwy gydweithio'n effeithiol, gall yr arolygiaethau gefnogi canlyniadau gwell i bobl. Rydym hefyd yn gweithio'n agos ag arolygiaethau eraill yn y DU, gan gynnwys gwaith ar y cyd fel y bo'n briodol â'r canlynol:

• Arolygiaeth Cwnstabliaeth a Gwasanaethau Tân ac Achub Ei Fawrhydi
• Arolygiaeth Carchardai Ei Fawrhydi
• Arolygiaeth Prawf Ei Fawrhydi

Rydym hefyd yn gweithio'n agos gyda Gofal Cymdeithasol Cymru i rannu gwybodaeth er mwyn cefnogi gwelliannau i wasanaethau gofal cymdeithasol. Fel rheoleiddiwr y gweithlu, gall Gofal Cymdeithasol Cymru bennu safonau ar gyfer aelodau'r gweithlu gofal a chymorth, gan sicrhau eu bod yn atebol am eu gwaith; datblygu aelodau'r gweithlu er mwyn sicrhau eu bod yn meddu ar y wybodaeth a'r sgiliau i ddiogelu, grymuso a chefnogi'r unigolion hynny y mae angen help arnynt; gweithio gydag eraill i wella gwasanaethau ar gyfer meysydd y cytunwyd eu bod yn flaenoriaeth genedlaethol; pennu blaenoriaethau ar gyfer gwaith ymchwil er mwyn casglu tystiolaeth o'r hyn sy'n gweithio'n dda; a rhannu arferion da ag aelodau'r gweithlu er mwyn iddynt allu darparu’r ymateb gorau.

5.1 Y broses arolygu

Un elfen o weithgarwch adolygu perfformiad AGC yw arolygu ac mae'n helpu i sicrhau bod pobl y mae angen gwybodaeth, cyngor a chymorth, neu ofal a chymorth arnynt yn ddiogel, bod eu llesiant yn cael ei hybu, a bod eu hawliau'n cael eu cynnal.

Bydd ffocws arolygiadau yn amrywio dros amser, gan ddibynnu ar y materion a'r heriau allweddol y mae awdurdodau lleol yng Nghymru yn eu hwynebu. Fodd bynnag, bydd pob arolygiad yn asesu i ba raddau y mae gwaith gwasanaethau cymdeithasol yn effeithiol wrth helpu pobl i gyflawni eu canlyniadau personol.

Drwy hyn, byddwn yn adolygu a yw'r ymarfer a'r gwasanaethau a ddarperir yn canolbwyntio ar yr hyn sy'n bwysig i bobl; a ydynt yn amserol ac yn gymesur; a ydynt yn rhoi rheolaeth i bobl ac yn cadw pobl yn ddiogel; a ydynt wedi'u rheoli'n dda ac wedi'u harwain yn dda gan weithio mewn partneriaeth â phobl ac asiantaethau eraill; ac a ydynt yn cael eu hategu gan ymarfer sy'n seiliedig ar dystiolaeth.

Bydd arolygiadau hefyd yn ystyried gallu awdurdod lleol i wella'n barhaus.

5.2 Pryd y bydd gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol yn cael eu harolygu?

Ein nod yw cynnal o leiaf un darn o weithgarwch arolygu ym mhob awdurdod lleol o fewn cyfnod o bum mlynedd.

Fel arfer, byddwn yn rhoi gwybod i'r awdurdod lleol am arolygiad unigol bedair wythnos cyn cynnal yr arolygiad; bydd hyn yn caniatáu amser i gynllunio a pharatoi. Cynhelir cyfarfod paratoi rhagarweiniol i drafod cwmpas yr arolygiad a chytuno ar amserlen. Byddwn yn gymesur o ran faint o wybodaeth a gwaith paratoi y byddwn yn eu disgwyl gan yr awdurdod lleol cyn yr arolygiad.

Pan gaiff yr awdurdod lleol ei hysbysu am yr arolygiad, dylai fwrw golwg ar gyfansoddiad y tîm arolygu a thynnu sylw ar unwaith at unrhyw achosion posibl neu wirioneddol o wrthdaro buddiannau cyn dechrau'r arolygiad.

5.3 Sut rydym yn arolygu

Bydd arolygiad yn cynnwys tri cham allweddol: cynllunio, gwaith maes a chyflwyno adroddiad. Bydd pob arolygiad yn defnyddio gwybodaeth a gasglwyd yn ystod y rhaglen flynyddol, gan gynnwys: gwybodaeth yn deillio o waith ymgysylltu â'r awdurdod lleol a rhanddeiliaid, deunyddiau cyhoeddedig, canfyddiadau arolygiadau, a gwybodaeth am berfformiad. Byddwn hefyd yn ystyried gwybodaeth ac adroddiadau a ddefnyddir gan yr awdurdod lleol i gynllunio a sicrhau ansawdd ei drefniadau ar gyfer cyflawni swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol.

Yn ystod arolygiad, byddwn yn chwilio am dri math eang o dystiolaeth.

• yr hyn rydym yn ei glywed: byddwn yn ymgysylltu â phobl sydd wedi defnyddio a/neu sy'n cael gwasanaethau gofal a chymorth a'u gofalwyr, ac yn gwrando arnynt. Rydym hefyd yn siarad â staff awdurdodau lleol, eu rheolwyr ac uwch-swyddogion ac aelodau etholedig yn ogystal ag asiantaethau partner
• yr hyn rydym yn ei weld: lle bydd hynny'n ymarferol ac yn briodol, byddwn yn arsylwi ar ymarfer gwasanaethau perthnasol fel y mae'n berthnasol i'r arolygiad
• yr hyn rydym yn ei ddarllen: byddwn yn edrych ar gofnodion ysgrifenedig, dogfennau polisi, arolygon, ffeiliau achos a deunydd ysgrifenedig arall

Bydd yr arolygiad yn canolbwyntio ar brofiadau a chanlyniadau personol pobl, fel y'u nodir yn eu cofnodion gofal cymdeithasol ac fel y'u disgrifiwyd gan bobl sy'n defnyddio'r gwasanaethau / gofalwyr a staff o'r awdurdod lleol; ac i ba raddau y mae hyn yn gyson â'r dystiolaeth o'n gweithgarwch ymgysylltu ehangach.

Rydym hefyd yn ystyried ansawdd arweinyddiaeth a threfniadau llywodraethu gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol a sut mae hyn yn helpu i gyflawni canlyniadau cadarnhaol a gwelliannau o ran y gofal a'r cymorth a ddarperir. Mae hyn yn cynnwys trefniadau'r awdurdod lleol ar gyfer dyrannu adnoddau, rheoli perfformiad, trefniadau partneriaeth, trefniadau comisiynu, a data cytundebol ac ariannol.

Yn dilyn gwaith maes yr arolygiad, defnyddir canfyddiadau, tystiolaeth ategol a chasgliadau'r tîm i lunio adroddiad neu lythyr arolygu, a fydd ar gael yn gyhoeddus ar ôl i'r awdurdod lleol gael cyfle i wneud sylwadau ar ei gywirdeb ffeithiol.

5.4 Monitro ac Adolygu

Elfen bwysig o'n gwaith yw monitro ac adolygu perfformiad awdurdodau lleol yn barhaus mewn perthynas â chyflawni eu swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol.

Bydd gan bob awdurdod lleol uwch-reolwr cyswllt dynodedig yn AGC i fonitro a herio ei berfformiad a'i gynnydd yn erbyn blaenoriaethau ac amcanion ar gyfer gwasanaethau cymdeithasol. Ein nod yw helpu awdurdodau lleol i feithrin dealltwriaeth well o'u cryfderau a'r meysydd y mae angen iddynt eu datblygu. Byddwn yn cynnal cydberthynas waith adeiladol â'r awdurdod lleol ac yn rhannu enghreifftiau o'r ymarfer gorau lle y bo'n berthnasol.

Mae elfennau craidd ein gweithgareddau adolygu perfformiad yn cynnwys y canlynol:

• arolygiadau thematig
• gweithgarwch ymgysylltu
• gwiriadau (arolygiadau) sicrwydd
• cyfarfodydd sicrwydd
• arolygiadau gwerthuso perfformiad
• gwiriadau (arolygiadau) gwella
• cynadleddau gwella
• gwaith sicrwydd rhanbarthol

Ar ôl arolygiad, rydym yn disgwyl i awdurdodau lleol ystyried y canfyddiadau fel rhan o'u cynlluniau gwella a gweithredu. Byddwn yn monitro cynnydd drwy amrywiaeth o weithgareddau adolygu perfformiad. Caiff y penderfyniad i gynnal gweithgarwch adolygu perfformiad ei lywio gan un neu fwy o'r canlynol:

• natur y pryderon, y risgiau neu'r materion
• cynnydd wrth roi cynlluniau gwella'r awdurdod lleol ar waith
• y cyfnod o amser rhwng gweithgareddau adolygu perfformiad;
• unrhyw wybodaeth arall am berfformiad a ddelir gennym – gan gynnwys gwybodaeth am berfformiad, cynlluniau gwella a/neu gynlluniau gweithredu

Caiff ein gweithgareddau adolygu perfformiad eu disgrifio'n fanylach isod.

5.5 Arolygiadau thematig

Bydd AGC yn cynnal adolygiadau thematig cenedlaethol fel rhan o'i gweithgarwch craidd. Bydd adolygiad thematig cenedlaethol yn adolygu gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol gan ganolbwyntio ar faes penodol.

Byddwn yn cyhoeddi adroddiad ar yr adolygiad thematig cenedlaethol a fydd yn darparu crynodeb lefel uchel o'n holl ganfyddiadau ledled Cymru.

Mae'n bosibl y byddwn yn arwain a/neu'n cyfrannu at adolygiadau thematig naill ai'n annibynnol neu gyda phartneriaid arolygu eraill. Caiff pob adroddiad ar arolygiad thematig ar y cyd ei gyd-gyhoeddi gan y partneriaid amrywiol.

5.6 Gweithgarwch ymgysylltu

Mae ymgysylltu â phobl yn greiddiol i bopeth a wnawn. Ein huchelgais yw sicrhau y caiff y wybodaeth a ddelir gennym ei llywio'n uniongyrchol gan leisiau pobl. Mae'r broses yn ymwneud â chynnwys pobl yn ein gwaith. Gall pobl gael eu cynnwys mewn llawer o ffyrdd, o ddigwyddiadau untro i gydberthnasau hirsefydlog. Dylai pobl allu dewis sut a phryd i gymryd rhan.

Rydym yn siarad ag amrywiaeth eang o bobl, yn gwrando arnynt ac yn eu cynnwys er mwyn cael gwybod am eu profiadau o wasanaethau. Rydym yn cydnabod ei bod yn bwysig rhoi llais i bobl am y ffordd y caiff gwasanaethau eu darparu, a'r ffordd rydym yn eu harolygu. Mae hefyd yn bwysig cael adborth ar ansawdd ein gwaith.

Rydym yn manteisio ar gyfleoedd i ymgysylltu â phobl ar lefelau strategol, gweithredol ac unigol. Mae hyn yn digwydd yn ystod arolygiad ac fel rhan o'n gweithgareddau adolygu perfformiad parhaus. Mae'n bosibl y byddwn yn cytuno ar drefniadau ymgysylltu penodol ag awdurdodau lleol neu'n cynllunio gwaith ymgysylltu thematig ledled Cymru i'n helpu i ddeall perfformiad lleol neu themâu cenedlaethol.

Mae AGC yn rhoi adborth i awdurdodau lleol ar ôl cynnal gwaith ymgysylltu ac mae adnoddau penodol ar gael i hwyluso hyn, ond ni chaiff gweithgareddau ymgysylltu eu cyhoeddi.

Byddwn yn rhannu enghreifftiau o ymarfer cadarnhaol â'r partneriaid perthnasol, gan gynnwys Gofal Cymdeithasol Cymru, er mwyn sicrhau dull cydweithredol o wella gwasanaethau cymdeithasol ledled Cymru.

5.7 Arolygu drwy Wiriadau Sicrwydd

Rydym yn cynnal Gwiriadau Sicrwydd yn rheolaidd fel dull seiliedig ar gryfderau o gael sicrwydd, lle byddai ein prosesau casglu gwybodaeth a data yn golygu na fyddai gennym fawr ddim pryderon, os o gwbl, ynghylch gallu'r awdurdod lleol i gyflawni ei ddyletswyddau statudol. Mae'n bosibl y byddwn hefyd yn defnyddio Gwiriadau Sicrwydd i gasglu rhagor o wybodaeth lle na fu llawer o weithgarwch mewn perthynas â'r awdurdod lleol am gryn dipyn o amser. Mae'r dull o gynnal Gwiriad Sicrwydd yn hyblyg sy'n golygu y gellir pennu ein ffocws gan ystyried gwybodaeth ac amgylchiadau lleol. Caiff y canfyddiadau eu nodi mewn llythyr cyhoeddedig.

5.8 Cyfarfodydd sicrwydd

Mae gweithgarwch adolygu perfformiad yn cynnwys cyfarfod blynyddol â chyfarwyddwr statudol y gwasanaethau cymdeithasol ynghyd â chyfarfodydd ffurfiol â phenaethiaid y gwasanaethau oedolion a phlant. Gallwn eu mynychu'n rhithwir neu eu cynnal wyneb yn wyneb. Yn ogystal, byddwn yn adolygu cyfarfodydd perthnasol pwyllgorau craffu a chyfarfodydd y cyngor llawn er mwyn gwerthuso i ba raddau y mae'r awdurdod lleol yn cyflawni ei gyfrifoldebau i arwain a llywodraethu gwasanaethau cymdeithasol yn yr awdurdod lleol.

Ar y cyd ag Archwilio Cymru ac Estyn, byddwn yn cyfarfod â phrif weithredwr yr awdurdod lleol bob blwyddyn. Yn ystod y cyfarfod, byddwn yn trafod cymorth corfforaethol mewn perthynas â swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol a'r ffordd y caiff y swyddogaethau hynny eu cyflawni.

Mae'n bosibl y byddwn hefyd yn cynnal cyfarfod sicrwydd eithriadol os bydd pryderon yn dod i'r amlwg am berfformiad. Bydd cyfarfod sicrwydd eithriadol yn ystyried y canlynol ac yn ceisio eu deall o safbwynt yr awdurdod lleol:

• cryfderau ac ymarfer cadarnhaol
• cynnydd a gwelliannau parhaus
• risgiau
• meysydd i'w gwella parhaus a rhai sy'n dod i'r amlwg

Gall y cyfarfod sicrwydd eithriadol fod yn weithgarwch unigol neu gellir ei gynnal fel rhan o weithgarwch adolygu perfformiad arall. Mae hyn yn unol ag ysbryd Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015 sy'n nodi y dylai cyrff cyhoeddus ymdrin â phroblemau yn gynnar, cyn iddynt waethygu.

Ar ôl cyfarfod sicrwydd eithriadol, byddwn yn ysgrifennu at gyfarwyddwr statudol y gwasanaethau cymdeithasol er mwyn rhoi adborth, crynodeb lefel uchel a nodi unrhyw gamau gweithredu. Ni chaiff y llythyr hwn ei gyhoeddi.

5.9 Arolygiadau Gwerthuso Perfformiad

Caiff Arolygiad Gwerthuso Perfformiad ei gynnal naill ai o wasanaethau cymdeithasol oedolion neu o wasanaethau cymdeithasol plant. Mae'n bosibl y caiff Arolygiad Gwerthuso Perfformiad ei gynnal pan fydd gweithgarwch adolygu perfformiad wedi arwain at bryder a/neu lle na fydd llawer o weithgarwch wedi'i gynnal gan AGC mewn perthynas ag awdurdod lleol dros gyfnod o bum mlynedd. Bydd Arolygiad Gwerthuso Perfformiad yn gymesur pan fydd y wybodaeth yn awgrymu bod angen sicrhau cymesuredd o ran ehangder a chwmpas yr arolygiad. Bydd ffocws ac ehangder yr Arolygiad Gwerthuso Perfformiad yn seiliedig ar wybodaeth a ddelir gan AGC neu flaenoriaeth genedlaethol. Caiff y canfyddiadau eu nodi mewn adroddiad arolygu cyhoeddedig.

5.10 Arolygu drwy wiriadau gwella

Mae'n bosibl y byddwn yn cynnal Gwiriad Gwella er mwyn mesur cynnydd awdurdod lleol tuag at sicrhau gwelliannau yn dilyn Arolygiad Gwerthuso Perfformiad/Gwiriad Sicrwydd neu Wiriad Gwella blaenorol. Bydd amlder gwiriadau yn dibynnu ar amgylchiadau'r awdurdod lleol unigol a byddant yn canolbwyntio ar feysydd y nodwyd gennym yn flaenorol bod angen eu gwella. Caiff y canfyddiadau eu nodi mewn llythyr cyhoeddedig.

5.11 Cynadleddau gwella

Lle byddwn yn nodi gwasanaethau y mae angen eu gwella'n sylweddol, mae'n bosibl y byddwn yn cynnal cynhadledd gwella (gweler adran 8). Trafodaethau bord gron ffurfiol a arweinir gan AGC yw cynadleddau gwella, sy'n gyfle i ystyried y materion, y risgiau a'r heriau, cael sicrwydd ynghylch swyddogaethau, ysgogi trafodaeth a helpu arweinwyr gwasanaethau cymdeithasol i lywio gwelliannau yn eu gwasanaethau. Mae'r gynhadledd gwella yn ystyried cryfderau, ymarfer cadarnhaol, gwelliant parhaus, risgiau a meysydd i'w gwella.

Y diben yw cydweithio er mwyn cael sicrwydd drwy uwch-swyddogion ac aelodau etholedig yr awdurdod lleol y gall gyflawni'r swyddogaethau statudol a nodir yn Neddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant 2014. Mae'n cynnig ffordd o sicrhau bod yr awdurdod lleol yn:

• cydnabod ac yn llwyr ddeall y pryderon sylweddol sydd gennym am ei berfformiad, ei ddarpariaeth neu ei arweinyddiaeth
• derbyn unrhyw bryderon a chymryd perchenogaeth drostynt
• meddu ar gynlluniau priodol i gyflawni gwelliannau'n gyflymach ac yn ymdrin ag unrhyw ffactorau sy'n ei atal rhag gwella yn ddi-oed
• meddu ar y capasiti, yr adnoddau a'r gallu i gyflawni ei gynlluniau
• defnyddio prosesau priodol i fonitro cynnydd yn erbyn ei gynlluniau

Gellir cychwyn cynhadledd gwella ar unrhyw adeg. Bydd swyddogion yn trafod y rhesymau dros y pryderon (gan gynnwys unrhyw sylwadau gan yr awdurdod lleol), y camau gweithredu y bydd yr awdurdod lleol yn eu cymryd i ymateb i'r pryderon a chamau pellach y gall Gweinidogion Cymru eu cymryd i ymdrin â'r pryderon a/neu i fonitro cynnydd.

Bydd y cyfarfod yn cynnwys Dirprwy Brif Arolygydd AGC, Pennaeth Arolygu Awdurdodau Lleol, yr Uwch-reolwr cyswllt a Phrif Weithredwr a Chyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol yr awdurdod lleol. Gellir gwahodd rhanddeiliaid perthnasol eraill.

Yn dilyn cynhadledd gwella, byddwn yn ysgrifennu at gyfarwyddwr statudol y gwasanaethau cymdeithasol i roi adborth a chrynodeb lefel uchel ac i gyflwyno'r camau gweithredu y cytunwyd arnynt. Bydd hyn yn cynnwys cadarnhad bod yr awdurdod lleol wedi cael ei bennu'n wasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol a gwybodaeth am y gwaith monitro manylach y bydd AGC yn ei gwblhau. Bydd gwaith monitro manylach yn cynnwys amrywiaeth o ymyriadau o'n gweithgareddau adolygu perfformiad a chaiff ei bennu ar y cyd â'r awdurdod lleol.

Caiff y llythyr hwn ei anfon o fewn 10 diwrnod gwaith. Bydd cyfle i'r awdurdod lleol roi gwybod i AGC am unrhyw anghywirdebau ffeithiol neu gywiriadau yr hoffai iddynt gael eu hystyried. Dylid derbyn y wybodaeth hon o fewn 10 diwrnod gwaith. Caiff y llythyr ei gyhoeddi a'i rannu â Llywodraeth Cymru, y Dirprwy Gyfarwyddwr Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, ac unrhyw randdeiliaid perthnasol eraill.

5.12 Gwaith sicrwydd rhanbarthol

Bydd gan bob bwrdd partneriaeth rhanbarthol a bwrdd diogelu rhanbarthol reolwr cyswllt penodedig o fewn AGC. Ar y cyd â phartneriaid Arolygu Cymru, byddwn yn monitro ac yn herio effeithiolrwydd y camau a gymerir i weithredu cynlluniau ardal a diogelu rhanbarthol a'u heffaith o ran gwella canlyniadau i bobl. Byddwn hefyd yn monitro effeithiolrwydd gwelliannau sy'n deillio o Adolygiadau Ymarfer Plant neu Oedolion. Byddwn yn cynnal cydberthynas waith adeiladol â'r byrddau rhanbarthol ac yn rhannu enghreifftiau o'r ymarfer gorau lle y bo'n berthnasol.

Mae holl weithgarwch adolygu perfformiad AGC yn canolbwyntio ar ansawdd a diogelwch gwasanaethau cymdeithasol a phrofiad pobl sy'n defnyddio gwasanaethau cymdeithasol a chanlyniadau'r bobl hynny.

Caiff ein gweithgarwch adolygu perfformiad ei lywio gan hunanwerthusiadau'r awdurdod lleol ei hun. Mae gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol yn gwerthuso eu hunain yn rheolaidd fel rhan annatod o'u cylch gwella busnes. Mae gwaith hunanwerthuso gonest a thrylwyr, ynghyd ag asesiadau risg trwyadl, yn galluogi awdurdodau lleol i gynnal a datblygu arferion a gwasanaethau sy'n sicrhau canlyniadau personol cadarnhaol i bobl ymhellach, cynllunio gwelliannau lle bo angen a gwneud penderfyniadau hyddysg ynghylch defnyddio adnoddau'n effeithlon. Bydd AGC yn gofyn i awdurdodau lleol nodi'r hyn y maent yn ei wybod am brofiad pobl a chanlyniadau pobl a sut y maent yn gwybod hynny fel mater o drefn.

6.1 Adroddiadau Cyfarwyddwyr

O dan Ddeddf 2014, mae'n ofynnol i gyfarwyddwyr statudol gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol baratoi a chyhoeddi adroddiad blynyddol y cyfarwyddwr yn nodi sut mae'r awdurdod lleol wedi cyflawni ei swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol yn ystod y flwyddyn ariannol. Rhaid i awdurdodau lleol gyflwyno'r adroddiadau hyn mewn modd amserol i AGC, er mwyn helpu i lywio ein rhaglen adolygu perfformiad.

6.2 Fframwaith Perfformiad a Gwella ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol

Rhaid i awdurdodau lleol gyflwyno data mesur perfformiad i Lywodraeth Cymru fel y manylir yn y Fframwaith Perfformiad a Gwella ar gyfer Gwasanaethau Cymdeithasol: defnyddio tystiolaeth fel sail ar gyfer gwella .

Rydym yn dadansoddi'r holl ddata a gwybodaeth a gasglwyd gennym ac yn eu defnyddio i lywio penderfyniadau ynghylch y ffordd orau o adolygu perfformiad awdurdodau lleol / Cafcass Cymru. Yn ogystal, mae'n bosibl y byddwn yn gofyn iddynt gwblhau arolwg cenedlaethol fel rhan o'n harolygiadau thematig.

Rydym yn disgwyl i awdurdodau lleol rannu eu data ar berfformiad â ni, bob chwarter o leiaf, fel rhan o'n gwaith gwerthuso perfformiad. Rydym yn ystyried yr holl wybodaeth er mwyn llywio ein blaenoriaethau gwaith.

6.3 Pryderon a chwynion am wasanaethau cymdeithasol

Mae'n bwysig nodi nad oes gan AGC bwerau i ymchwilio i gwynion unigol am wasanaethau cymdeithasol. Os byddwn yn cael gwybod am bryderon, byddwn yn eu cydnabod ac yn ymchwilio iddynt lle y bo'n briodol, gan gadw cofnod o'r materion a nodwyd. Os caiff pryder ei godi gan rywun sydd wedi'i gyflogi gan yr awdurdod lleol, mae'n bosibl y caiff ei ystyried yn achos o chwythu'r chwiban yn unol â Deddf Datgelu er Lles y Cyhoedd 1998 (Dolen allanol) ac ymdrinnir ag ef yn unol â hynny. Mae AGC yn ‘gorff rhagnodedig’ ar ran Gweinidogion Cymru (Gorchymyn Personau Rhagnodedig 2014).

Bydd yr arolygydd arweiniol yn cydgysylltu â phennaeth gwasanaeth yr awdurdod lleol yn rheolaidd drwy gydol yr arolygiad. Ar ddiwedd yr arolygiad, byddwn yn rhoi adborth cychwynnol lefel uchel ar lafar i gyfarwyddwr statudol y gwasanaethau cymdeithasol a phennaeth y gwasanaeth. Bydd yn cynnig trosolwg o'r canfyddiadau amodol wedi'i strwythuro o amgylch yr egwyddorion allweddol a oedd yn sail i'r arolygiad.

Mae AGC yn anelu at wella ei methodoleg arolygu a'i hymarfer arolygu yn barhaus. Bydd AGC yn anfon dau holiadur i awdurdodau lleol ar ôl cynnal arolygiad. Bydd un yn ymwneud â'r gweithgarwch arolygu ei hun a bydd y llall yn canolbwyntio ar yr adroddiad neu'r llythyr arolygu.

Byddwn yn sicrhau bod naratif yr adroddiad/llythyr arolygu yn glir ynghylch ansawdd gwasanaethau cymdeithasol yr awdurdod lleol. Bydd adroddiadau/llythyrau arolygu yn nodi cryfderau a meysydd i'w gwella.

Disgwylir i bob adroddiad arolygu gael ei ysgrifennu a'i rannu â'r awdurdod lleol fel fersiwn ddrafft o fewn 20 diwrnod gwaith i'r dyddiad y cwblhawyd yr arolygiad. Caiff llythyrau yn dilyn Gwiriad Sicrwydd neu Wiriad Gwella eu rhannu â'r awdurdod lleol fel fersiwn ddrafft o fewn 15 diwrnod ar ôl i'r arolygiad ddod i ben.

Mae pob adroddiad/llythyr arolygu yn destun proses gymedroli sy'n cynnwys adolygiad cymheiriaid gan uwch-reolwr nad yw'n rhan o'r tîm arolygu gwreiddiol a gwaith craffu gan y pennaeth arolygu awdurdodau lleol.

Rydym yn ceisio sicrhau bod ein hadroddiadau/llythyrau arolygu yn deg a bod ein canfyddiadau wedi'u seilio ar waith i driongli'r dystiolaeth a gasglwyd. Felly, er mwyn sicrhau tegwch a thryloywder, rydym yn derbyn hawl awdurdodau lleol i ymateb i'n hadroddiadau ac i wneud sylwadau ar ein canfyddiadau ac ar anghywirdebau ffeithiol. Rhoddir 10 diwrnod gwaith i'r awdurdod lleol ystyried yr adroddiad/llythyr drafft ac ymateb iddo. Dylai unrhyw adborth bob amser nodi'r adran(nau) o'r adroddiad dan sylw a chynnwys manylion pam ei (eu) bod yn cael ei (eu) herio gan roi tystiolaeth i ategu hynny.

Rydym yn ceisio drafftio, cwblhau a chyhoeddi adroddiadau/llythyrau arolygu o fewn 50 diwrnod gwaith ar ôl i'r arolygiad gael ei gwblhau. Gellir ymestyn yr amserlen hon o dan amgylchiadau eithriadol.

Caiff yr adroddiad/llythyr arolygu ei gyhoeddi ar ein gwefan o fewn 25 diwrnod ar ôl i sylwadau'r awdurdod lleol ddod i law. Disgwylir i’r awdurdod lleol gyflwyno’r adroddiad i aelodau etholedig a’i wneud yn destun proses graffu gyhoeddus drwy gyfarfod pwyllgor ffurfiol ac agored cyn gynted â phosibl. Gellid gwahodd AGC i'r cyfarfod hefyd.

Mae AGC wedi llunio proses ar gyfer gwasanaethau y mae angen eu gwella'n sylweddol. Dim ond pan fyddwn yn nodi methiannau sylweddol gan wasanaeth, pryderon cronnol neu bryderon systemig mewn perthynas â gwasanaethau cymdeithasol y byddwn yn defnyddio'r broses hon. Gall hyn fod mewn perthynas â swyddogaeth neu faes gwasanaeth penodol, neu ar draws gwahanol swyddogaethau. Mae'r dull yn rhoi eglurder o ran sut y bydd AGC yn ceisio cael sicrwydd bod gwelliannau yn cael eu gwneud mewn modd amserol.

Bydd cynhadledd gwella bob amser yn cael ei chynnal lle yr ystyrir bod angen i wasanaeth wella'n sylweddol. Bydd unrhyw wasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol hefyd yn destun gwaith monitro manylach. Gallai hyn gynnwys un neu fwy o'r canlynol:

• Arolygiad Gwerthuso Perfformiad
• Gwiriad Sicrwydd
• Gwiriad gwella
• gwaith ymgysylltu pwrpasol
• gwaith monitro – gan gynnwys gwaith ymgysylltu strategol manylach neu gyfarfodydd sicrwydd eithriadol
• uwchgyfeirio pryderon at y tîm gweithredol a Swyddogion y Cabinet yn yr Awdurdod Lleol
• rhannu gwybodaeth â phartneriaid Arolygu Cymru a/neu Lywodraeth Cymru

Nod AGC yw helpu'r gwasanaeth dan sylw, ac awdurdodau lleol yn gyffredinol, i wella a dysgu. Bydd y broses yn sicrhau y gall amrywiaeth o randdeiliaid, gan gynnwys awdurdodau lleol, gymryd camau gweithredu penodol ac amserol i sicrhau bod gofal a chymorth diogel ac effeithiol yn cael eu rhoi i bobl Cymru. Byddwn yn helpu i gyfeirio'r awdurdod lleol at ffynonellau cymorth ac arferion cadarnhaol.

8.1 Pennu gwasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol

Y dangosydd allweddol ar gyfer pennu ‘Gwasanaeth y mae Angen ei Wella'n Sylweddol’ yw p'un a oes gan AGC dystiolaeth o risgiau clir a sylweddol i ddiogelwch a llesiant pobl. Cyn gwneud y penderfyniad hwn, bydd AGC bob amser yn ystyried y canlynol:

• a yw'r arweinyddiaeth strategol a'r ymarfer gweithredol yn annigonol neu'n wael
• a yw hyn yn debygol o gael effaith sylweddol neu uniongyrchol ar ddiogelwch a chanlyniadau llesiant pobl A oes angen
• a oes angen cymryd camau brys a/neu ai dim ond y gwelliannau lleiaf a wnaed

8.2 Adolygu gwasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol

Y dangosydd allweddol wrth adolygu ‘Gwasanaeth y mae Angen ei Wella'n Sylweddol’ yw a oes gan AGC dystiolaeth o welliannau. Drwy ein dull monitro manylach, byddwn yn cynnal amrywiaeth o weithgareddau adolygu perfformiad parhaus a fydd yn monitro ac yn adolygu'r gwelliannau a wnaed gan yr awdurdod lleol.

Os na fydd y camau gweithredu a gymerwyd gan yr ALl yn arwain at wneud y gwelliannau gofynnol a/neu at gynnal y gwelliannau hynny, bydd yr awdurdod lleol yn parhau yn wasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol. Byddwn yn ysgrifennu at yr awdurdod lleol i'w hysbysu am hyn a'n camau nesaf.

Os bydd y camau gweithredu a gymerwyd gan yr ALl yn arwain at wneud y gwelliannau gofynnol a'u cynnal, bydd yr awdurdod lleol yn cael ei isgyfeirio ac ni fydd yn wasanaeth y mae angen ei wella'n sylweddol mwyach. Bydd yr awdurdod lleol yn destun gwaith monitro a gweithgarwch adolygu perfformiad rheolaidd. Byddwn yn ysgrifennu at yr awdurdod lleol i'w hysbysu am hyn.

Caiff copi o'r holl ohebiaeth ei rannu â Llywodraeth Cymru, y Dirprwy Gyfarwyddwr Iechyd a Gwasanaethau Cymdeithasol, ac unrhyw randdeiliaid perthnasol eraill.

8.3 Uwchgyfeirio pryderon at Weinidogion Cymru

Lle mae'r pryder yn sylweddol, gall Gweinidogion Cymru roi hysbysiad rhybudd i awdurdod lleol o dan adran 151 o Ddeddf Gwasanaethau Cymdeithasol a Llesiant (Cymru) 2014:

• os bydd yr awdurdod lleol wedi methu, neu'n debygol o fethu, â chydymffurfio â dyletswydd sy'n un o swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol
• os bydd yr awdurdod lleol wedi gweithredu, neu'n bwriadu gweithredu, yn afresymol wrth arfer un o swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol
• os bydd yr awdurdod lleol wedi methu, neu'n debygol o fethu, â chyflawni un o swyddogaethau gwasanaethau cymdeithasol i safon ddigonol

Gweinidogion Cymru fydd yn gwneud y penderfyniad i gyhoeddi hysbysiad rhybudd, wedi'i lywio gan ganlyniad yr arolygiad a gweithgarwch adolygu. Lle y rhoddir hysbysiad rhybudd, bydd yn nodi'r seiliau a'r rhesymau dros ymyrryd, y camau gweithredu sy'n ofynnol gan yr awdurdod lleol a'r cyfnod ar gyfer cymryd y camau hynny; yn ogystal â'r camau y gall Gweinidogion Cymru eu cymryd os bydd yr awdurdod lleol yn methu â chymryd y camau gweithredu gofynnol.

Caiff yr hysbysiad rhybudd ei adolygu ar ôl 90 diwrnod, a bydd Gweinidogion Cymru yn penderfynu a ddylid cyhoeddi hysbysiad pellach.

Mae arolygwyr a gyflogir gan AGC wedi dod o amrywiaeth o gefndiroedd proffesiynol ym maes iechyd a gofal cymdeithasol. Mae pob arolygydd yn was sifil a rhaid iddo gyrraedd y safonau proffesiynol a nodir yng Nghod y Gwasanaeth Sifil (Dolen allanol). Fel gyda gweithwyr gofal cymdeithasol, bydd arolygwyr hefyd yn gweithio yn unol â'r Cod Ymarfer Proffesiynol Gofal Cymdeithasol (Dolen allanol). Mae hyn yn golygu y disgwylir i ni wneud y canlynol:

• gwneud ein gwaith â gofal, uniondeb, cwrteisi, sensitifrwydd a phroffesiynoldeb
• gwerthuso'r gwasanaethau a ddarperir yn wrthrychol, gan sicrhau y caiff tystiolaeth ei thriongli a'i phwysoli'n briodol
• adrodd ar yr arolygiad mewn modd gonest, teg a diduedd
• cyfathrebu'n glir ac yn agored er mwyn hybu iechyd, diogelwch a llesiant y bobl sy'n defnyddio gwasanaethau gofal
• ymddwyn er budd pennaf y bobl sy'n defnyddio'r gwasanaethau
• parchu cyfrinachedd gwybodaeth
• bod yn atebol a chymryd cyfrifoldeb am ansawdd eu gwaith;
• hybu, cynnal a pharchu preifatrwydd, urddas, hawliau, iechyd a llesiant pobl sy'n defnyddio gwasanaethau gofal neu a gyflogir ganddynt

9.1. Sut y gall staff gwasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol gefnogi ein gwaith

Byddwn bob amser yn ceisio lleihau'r effaith y gall gweithgarwch adolygu perfformiad ei chael ar yr awdurdod lleol, ei staff a'r bobl sy'n defnyddio gwasanaethau cymdeithasol. I'n helpu i gyflawni'r nod hwn, gall awdurdodau lleol a'u staff helpu yn y ffyrdd canlynol:

• darparu tystiolaeth a fydd yn galluogi arolygwyr i lunio adroddiad gonest, teg a dibynadwy am yr awdurdod lleol
• cynnal deialog bwrpasol ag AGC
• cydnabod bod angen i ni siarad ag aelodau etholedig, swyddogion a rhanddeiliaid eraill heb fod rheolwyr neu uwch-arweinwyr yn bresennol
• tynnu sylw'r arolygwyr at unrhyw bryderon am yr arolygiad mewn ffordd amserol ac addas drwy'r arolygydd arweiniol, yn ddelfrydol tra bo'r tîm arolygu ar y safle
• gweithio gyda ni i leihau unrhyw darfu a phwysau i'r eithaf drwy gydol y gweithgarwch adolygu perfformiad
• rhoi gwybod i ni am faterion iechyd a diogelwch tra'n bod ar safle'r awdurdod lleol
• rhoi gwybod am unrhyw anghytundebau mewn ffordd glir a thryloyw
• cadw cyfarfodydd a chanfyddiadau arolygu yn gyfrinachol nes i'r adroddiad gael ei gyhoeddi'n derfynol
• rhoi gwybod i'r arolygydd arweiniol neu'r pennaeth arolygu awdurdodau lleol cyn gynted â phosibl os bydd gennych unrhyw bryderon am ymddygiad arolygydd yn ystod arolygiad

9.2. Gwneud cwyn am AGC

Os bydd yr awdurdod lleol, unigolyn sy'n defnyddio gwasanaethau cymdeithasol neu aelod o'r cyhoedd am gwyno am waith AGC neu aelod o staff AGC, mae gennym bolisi cwynion y dylid ei ddilyn. Fel arfer, ni fydd cwyn a wneir am ymddygiad arolygydd yn arwain at oedi cyn cyhoeddi adroddiad arolygu.

Y ddealltwriaeth a'r wybodaeth sydd gennym yw un o'n hasedau pwysicaf. Mae'n sicrhau bod y penderfyniadau a wnawn a'r cyngor a roddwn yn seiliedig ar dystiolaeth gadarn.

Drwy ein prosesau adolygu perfformiad, rydym yn casglu ac yn cadw llawer o wybodaeth am wasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol, yn ogystal â gwybodaeth a geir o ffynonellau gwybodaeth eraill. Mae'r wybodaeth werthfawr hon yn ein helpu i asesu sut mae adran gwasanaethau cymdeithasol awdurdod lleol yn llwyddo i gyflawni ei chyfrifoldebau deddfwriaethol.

Weithiau, mae'n bosibl y byddwn yn cael ceisiadau i ryddhau gwybodaeth sy'n ymwneud ag achos neu wasanaeth unigol. Mae gan unrhyw unigolyn yr hawl i wneud cais am wybodaeth a gofnodwyd gennym, ac, yn amodol ar ofynion statudol deddfwriaeth ynghylch trin gwybodaeth, i gael copi o'r wybodaeth hon.

Er mwyn sicrhau bod y wybodaeth gywir ar gael ar yr adeg gywir, a'n bod yn bodloni'r gofynion statudol, rydym yn gwneud y canlynol:

• diogelu'r wybodaeth sydd gennym, yn unol â gweithdrefnau Llywodraeth Cymru, er mwyn sicrhau safonau uchel o ran diogelu gwybodaeth a data.
• storio ein gwybodaeth yn y ffordd gywir, gan ddilyn egwyddorion rheoli cofnodion Llywodraeth Cymru .
• ymateb i geisiadau am wybodaeth yn unol â'r prosesau a'r amserlenni a sefydlwyd sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith .
• rhannu gwybodaeth yn briodol ac mewn modd cyfreithlon, er mwyn gwella ac ailddefnyddio ein gwybodaeth, gweithio ar y cyd a lleihau achosion o ddyblygu.

Mae ein Hysbysiad Preifatrwydd, sy'n cydymffurfio â'r ddeddfwriaeth diogelu data ddiweddaraf, yn crynhoi'r ffordd rydym yn ymdrin â phob math o wybodaeth bersonol a gasglwn. Mae hyn yn cynnwys y sail gyfreithiol ar gyfer casglu'r wybodaeth hon, y ffordd y caiff y wybodaeth ei phrosesu, am ba hyd y caiff ei chadw, pwy y gellir ei rhannu â nhw, beth yw eich hawliau mewn perthynas â'r wybodaeth a'r cysylltiadau perthnasol y gallai fod eu hangen arnoch.

Mae'n bosibl y bydd AGC yn cynnal neu'n cymryd rhan mewn arolygiad ar y cyd â chyrff neu asiantaethau rheoleiddiol eraill, fel yr Heddlu neu'r Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch. Mae'n hanfodol y caiff gwybodaeth ei rhannu â'r asiantaethau neu'r cyrff rheoleiddiol hyn er mwyn sicrhau y caiff gwybodaeth ac adnoddau eu defnyddio'n effeithiol. Yn y sefyllfaoedd hyn, rydym yn rhannu gwybodaeth yn unol â'r gofynion statudol sydd arnom.

Cofnod gofal cymdeithasol unigolyn
Dyma'r cofnod electronig a gedwir gan yr awdurdod lleol sy'n cynnwys gwybodaeth am unigolyn Gall hwn gynnwys ei asesiadau a'i gynlluniau gofal a chymorth.

Gofal a chymorth 
Mae gofal yn ymwneud â thasgau ac anghenion corfforol a meddyliol yr unigolyn y gofelir amdano, ac mae cymorth yn cyfeirio at gwnsela, cyngor neu help arall a roddir fel rhan o gynllun wedi'i baratoi ar gyfer yr unigolyn sy'n cael cymorth.

Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) 
Rheoleiddiwr annibynnol gofal cymdeithasol a gofal plant. Rydym yn cofrestru, yn arolygu ac yn gweithredu i wella ansawdd a diogelwch gwasanaethau er llesiant pobl Cymru.

Cod Ymarfer 
Disgrifiad lefel uchel o'r modd y cynhelir adolygiad o wasanaethau cymdeithasol awdurdodau lleol, yn unol â gofynion Deddf 2014.

Rheoleiddiwr 
Sefydliad a sefydlwyd gan y llywodraeth i oruchwylio maes gweithgarwch masnachol neu gymdeithasol, drwy reolau a rheoliadau.

Diogelu
Term cyffredinol ar gyfer camau a gymerir i hyrwyddo lles plant ac oedolion sy'n agored i niwed a'u diogelu rhag cael eu hesgeuluso, eu cam-drin a rhag achosion o gam-fanteisio arnynt.

Llesiant 
Mae'n cyfeirio'n fras at gyflwr person sy'n iach, yn hapus, yn ddiogel ac yn fodlon ei fyd.

Chwythwr chwiban 
Rhywun sy'n codi mater o bryder cyhoeddus ynghylch camwedd, risg neu gamarfer y mae'n ymwybodol ohono drwy ei waith. Caiff chwythwyr chwiban eu diogelu gan y gyfraith, rhag cael eu cam-drin neu rhag cael eu diswyddo.

Gweithgarwch adolygu perfformiad

• Cyfarfodydd sicrwydd - cyfarfod â Phennaeth Gwasanaeth yr Awdurdod Lleol: Hyd at ddwywaith y flwyddyn 
• Cyfarfodydd sicrwydd - cyfarfod â Chyfarwyddwr Gwasanaethau Cymdeithasol yr Awdurdod Lleol: Bob blwyddyn neu fel y bo angen 
• Cyfarfod cydreoleiddwyr â Phrif Weithredwr yr Awdurdod Lleol (Archwilio Cymru, Estyn a AGC) : Bob blwyddyn 
• Cynhadledd Gwella: Fel y pennir
• Cyfarfod Sicrwydd Eithriadol: Fel sy'n ofynnol
• Arolygiad Gwerthuso Perfformiad: Fel sy'n ofynnol
• Gwiriad Sicrwydd: Fel sy'n ofynnol
• Gwiriad Gwella: Gall ddilyn Arolygiad Gwerthuso Perfformiad, Gwiriad Sicrwydd neu Wiriad Gwella - caiff yr amserlenni eu pennu'n unol ag amgylchiadau lleol