Canllaw i Unigolion Cyfrifol ar Ymweliadau statudol a gwasanaethau rheoleiddiedig

Diben y canllaw hwn

Mae AGC wedi llunio'r canllaw hwn er mwyn rhoi cyngor ac eglurder i ddarparwyr cofrestredig, unigolion cyfrifol ac arolygwyr AGC ar y disgwyliadau o ran cynnal a chofnodi ymweliadau chwarterol unigolion cyfrifol â gwasanaethau rheoleiddiedig. 

Mae'r ymweliadau chwarterol hyn yn ofynnol o dan y rheoliadau canlynol:

• Rheoliad 73 o Reoliadau Gwasanaethau Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2017
• Rheoliad 56 o Reoliadau Gwasanaethau Maethu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019
• Rheoliad 43 o Reoliadau Gwasanaethau Eirioli Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019
• Rheoliad 52 o Reoliadau Gwasanaethau Lleoli Oedolion (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019
• Rheoliad 42 o Reoliadau Gwasanaethau Mabwysiadu Rheoleiddiedig (Darparwyr Gwasanaethau ac Unigolion Cyfrifol) (Cymru) 2019

Gofyniad rheoliadol

Mae'r Rheoliadau'n nodi'r gofyniad bod yr unigolyn cyfrifol yn ymweld â'r gwasanaeth o leiaf unwaith bob tri mis. Yn ystod yr ymweliad hwn, mae'n rhaid i'r unigolyn cyfrifol gyfarfod â'r staff a'r bobl sy'n derbyn cymorth gan y gwasanaeth. 

Mae'r canllaw statudol yn nodi y dylai'r unigolyn cyfrifol ymweld â'r gwasanaeth yn bersonol i fonitro perfformiad y gwasanaeth mewn perthynas â'i ddatganiad o ddiben ac i lywio'r adolygiad o ansawdd y gofal. 

Bydd yr ymweliad yn cynnwys y canlynol:

• siarad, gyda chydsyniad ac yn breifat, â sampl o unigolion sy'n defnyddio'r gwasanaeth, a'u cynrychiolwyr (os yw’n berthnasol)
• cyfarfod ag aelodau o'r staff
• archwilio’r eiddo, dewis
• gofnodion o ddigwyddiadau;
• archwilio unrhyw gofnodion o gwynion.

Ar gyfer gwasanaethau cymorth cartref, gall hyn hefyd gynnwys:

• ymweld â sampl cynrychioladol o unigolion yn eu cartrefi eu hunain.

Ar gyfer gwasanaethau maethu rheoleiddiedig a gwasanaethau lleoli oedolion, mae hyn hefyd yn cynnwys:

• siarad, gyda chydsyniad ac yn breifat, â rhieni maeth / gofalwyr lleoli oedolion (fel y bo'n gymwys) 

Mae'n rhaid i'r unigolyn cyfrifol sicrhau bod systemau ar waith i ddarparu tystiolaeth bod ymweliadau wedi cael eu cynnal a'u bod wedi’u cofnodi a'u dogfennu.

Disgwyliad AGC mewn perthynas â'r rheoliadau hyn

Bydd AGC yn disgwyl gweld tystiolaeth wedi'i dogfennu o ymweliadau'r unigolyn cyfrifol yn ystod arolygiad. Nid yw'r rheoliadau a'r canllaw yn nodi manylion na fformat yr hyn y dylid ei ddogfennu ond byddem yn disgwyl gweld tystiolaeth ysgrifenedig o bob ymweliad gan yr unigolyn cyfrifol. 

Dylai hyn gynnwys y canlynol:

• dyddiad yr ymweliad,
• nifer y staff a'r unigolion y siaradwyd â nhw,
• crynodeb o'r adborth o'r trafodaethau hyn,
• amlinelliad o arsylwadau'r unigolyn cyfrifol mewn perthynas â'r safle,
• amlinelliad o gasgliadau'r unigolyn cyfrifol yn dilyn adolygiad o'r cofnodion digwyddiadau a chwynion. 

Adolygiad o ansawdd y gofal ac ymweliadau gan unigolion cyfrifol

Mae'n rhaid i'r unigolyn cyfrifol gynnal Adolygiad o Ansawdd y Gofal lle mae'r Rheoliadau perthnasol yn nodi bod yn rhaid i'r unigolyn cyfrifol roi trefniadau addas ar waith i sefydlu a chynnal system ar gyfer monitro, adolygu a gwella ansawdd y gofal a'r cymorth a ddarperir gan y gwasanaeth. 

Yma, mae'r canllaw statudol yn cynnig rhagor o fanylion am bwrpas ymweliadau'r unigolyn cyfrifol gan nodi bod y trefniadau sydd ar waith i asesu, monitro a gwella ansawdd a diogelwch y gwasanaeth yn cynnwys canlyniad ymweliadau gan yr unigolyn cyfrifol i fonitro’r gwasanaeth. Felly, dylai unigolion cyfrifol ddefnyddio eu hymweliadau bob tri mis i lywio'r adolygiad o ansawdd y gofal. 

Bydd arolygwyr yn chwilio am dystiolaeth i ddangos bod yr ymweliadau wedi cael eu cynnal a'u cofnodi, bod yr adolygiad o ansawdd y gofal wedi cael ei gwblhau bob chwe mis, a'r ffordd y mae'r unigolyn cyfrifol wedi cydweithio â'r rheolwr. Gall arolygwyr ofyn am gael gweld yr adroddiad ar yr adolygiad o ansawdd y gofal yn ystod yr arolygiad. Bydd ein hadroddiadau arolygu yn cynnwys sylw ar yr Adolygiad o Ansawdd y Gofal a gwblheir bob chwe mis.

Mae AGC wedi llunio canllaw i unigolion cyfrifol ar gwblhau'r adolygiad o ansawdd y gofal sy'n cynnwys templed adroddiad adolygu i'w cynorthwyo, ond nid oes rhaid i unigolion cyfrifol ddefnyddio'r templed hwn.